1. Entidades y responsabilidades
- Aplicación
- Epic Biofitnes.
- Responsable de los miembros
- Epic Biofitnes, como negocio que decide las finalidades relacionadas con sus miembros y servicios.
- Domicilio general
- Leticia, Amazonas, Colombia. No se publica la dirección exacta por corresponder a una propiedad privada.
- Contacto Epic
- contacto@prismatich.com · +57 322 368 0927, canal dispuesto mediante Prismatich para estos casos.
- Plataforma
- Hodara, operada por PRISMATICH.
- Contacto tecnológico
- contacto@prismatich.com · +57 322 368 0927.
Epic Biofitnes actúa como Responsable del Tratamiento porque decide las finalidades relacionadas con sus miembros, membresías, entrenamientos, nutrición, progreso y servicios. Prismatich, mediante Hodara, actúa como Encargado del Tratamiento cuando procesa esos datos por instrucciones de Epic.
Prismatich actúa como responsable respecto de finalidades propias de seguridad de la plataforma, prevención de fraude, cumplimiento legal y administración de su relación tecnológica.
2. Cómo funciona Epic Biofitnes
Servicio para adultos. Epic Biofitnes y sus servicios digitales están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años. No se autoriza la creación o activación de cuentas de menores ni el registro de sus datos personales mediante la plataforma.
- No hay autorregistro. Recepción crea previamente la cuenta y la membresía.
- El enlace para establecer contraseña activa credenciales de una cuenta existente; no crea una cuenta nueva.
- El miembro consulta su membresía, rutinas, ejercicios, entrenamientos, asistencia, nutrición y progreso físico.
- El miembro puede registrar datos de progreso físico.
- Entrenadores autorizados pueden administrar información de los miembros asignados según permisos.
- Algunas funciones dependen del plan contratado o de la configuración de Epic.
- Epic puede habilitar entrenador IA, tarjetas tokenizadas y débito automático.
La atribución tecnológica visible es “Tecnología por Hodara · Prismatich”. El nombre de la aplicación continúa siendo Epic Biofitnes.
3. Datos tratados y finalidades
| Datos | Finalidad | Acceso o destinatario | Conservación |
|---|---|---|---|
| Nombre, correo, teléfono, foto, ID y rol | Identificar al miembro, activar acceso, personalizar la experiencia y comunicarse. | Epic y Prismatich/Hodara según permisos. | Mientras exista la relación y durante el periodo necesario para obligaciones o reclamaciones. |
| Credenciales, tokens, IP y agente de usuario | Autenticación, sesiones, seguridad y prevención de accesos no autorizados. | Prismatich/Hodara y personal autorizado. | Mientras la cuenta o sesión esté activa y por el tiempo necesario para seguridad y auditoría. |
| Membresía, vigencia, compras, pagos y renovaciones | Prestar servicios, controlar acceso y administrar obligaciones comerciales. | Epic, Hodara y proveedor de pagos cuando aplique. | Vigencia del servicio y términos legales, contables o contractuales aplicables. |
| Asistencia | Registrar ingreso, uso del servicio y evolución deportiva. | Epic, entrenadores autorizados y Hodara. | Mientras resulte necesaria para la membresía, seguimiento y reclamaciones. |
| Rutinas, ejercicios, series, repeticiones, pesos e historial | Planear y hacer seguimiento al entrenamiento. | Miembro, Epic, entrenadores autorizados y Hodara. | Mientras la cuenta esté activa o el miembro solicite su supresión cuando proceda. |
| Objetivos, disponibilidad, medidas, lesiones, condiciones y alergias | Adaptar entrenamiento, progreso, nutrición y alertas de seguridad. | Epic, personal autorizado, Hodara y proveedor externo de IA solo con consentimiento. | Mientras exista autorización y sean necesarios para la finalidad informada. |
| Preferencias, restricciones y planes nutricionales | Gestionar orientación nutricional habilitada. | Miembro, Epic, personal autorizado y Hodara. | Mientras la función esté activa y sean necesarios para prestar el servicio. |
| Notas y observaciones | Continuidad operativa y seguimiento autorizado. | Epic, personal autorizado y Hodara. | Mientras resulten necesarias para la relación y el seguimiento autorizado. |
| Conversaciones y respuestas de IA | Responder consultas, producir borradores y conservar historial de la función. | Hodara y proveedor externo de IA. | Mientras la función esté activa y según la configuración o solicitud de supresión aplicable. |
| Token, fuente, franquicia, últimos cuatro dígitos, vencimiento, titular y estado | Registrar medio tokenizado y ejecutar cobros autorizados. | Epic, Hodara y Wompi según el flujo. | Mientras la fuente esté activa y durante los términos exigibles para pagos y reclamaciones. |
4. Datos sensibles
Peso, altura, IMC, perímetros, pliegues cutáneos, lesiones, condiciones físicas o médicas, alergias y restricciones alimentarias pueden afectar la intimidad o generar discriminación y se tratan como datos sensibles.
- Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo.
- La autorización debe ser previa, explícita, informada y separada de autorizaciones generales.
- Negarse no debe bloquear funciones que no requieran esos datos.
- El acceso debe limitarse a roles autorizados y finalidades informadas.
- Los datos no deben utilizarse para publicidad, tracking o minería comercial.
Consulte la autorización específica de datos sensibles.
5. Entrenador con inteligencia artificial
La función solo está disponible cuando Epic la habilita para la membresía y el miembro acepta el consentimiento específico antes del primer uso. Rechazar o retirar ese consentimiento no debe afectar membresía, asistencia, rutinas ni funciones no relacionadas.
Según la función utilizada, el contexto enviado puede incluir preguntas del miembro, objetivos, experiencia, disponibilidad, condiciones, lesiones, alergias, restricciones, preferencias, datos de membresía, asistencias y entrenamientos recientes.
- Proveedor
- Proveedor externo de inteligencia artificial utilizado por Hodara para generar la respuesta solicitada.
- Procesamiento internacional
- La información puede procesarse fuera de Colombia según la infraestructura del proveedor.
- Retención
- Se limita a lo necesario para prestar, asegurar y auditar la función, conforme a la configuración y condiciones aplicables.
- Uso de información
- Solo se envía el contexto necesario para la solicitud y no se autoriza su uso para publicidad de terceros.
Alcance limitado. La IA ofrece orientación general y borradores. No diagnostica, trata ni sustituye a un entrenador, nutricionista, fisioterapeuta o profesional de salud. Dolor, lesiones, síntomas, embarazo, condiciones médicas o decisiones clínicas requieren evaluación profesional.
6. Pagos y fuentes tokenizadas
Cuando la función está activa, los datos completos de la tarjeta se envían al servicio de tokenización de Wompi. El backend de Hodara recibe un token o identificador de fuente y metadatos como franquicia, últimos cuatro dígitos, vencimiento, titular y estado.
El número completo y el CVC no se almacenan en la aplicación ni se envían al backend de Hodara. Los registros técnicos se limitan a identificadores y metadatos necesarios para operar, conciliar y proteger el pago.
Las reglas comerciales están en Condiciones de pago y débito automático. Wompi publica su propia política de privacidad.
7. Permisos y funciones del dispositivo
| Permiso o señal | Uso confirmado | No identificado |
|---|---|---|
| Cámara | Escanear códigos QR. | No se usa para reconocimiento facial dentro de la app Epic confirmado en este anexo. |
| Dirección IP y agente de usuario | Sesiones de autenticación y seguridad. | No se declaran como tracking publicitario. |
| Contactos, ubicación y micrófono | No se ha identificado uso. | Cualquier uso futuro exige nueva revisión y divulgación. |
| Publicidad y tracking | No se utilizan para publicidad comportamental. | Los registros técnicos se limitan a funcionamiento y seguridad. |
8. Conservación, eliminación y seguridad
Los datos se eliminan, anonimizan o bloquean cuando termine su finalidad, salvo obligación legal, contable, contractual, de seguridad o defensa de reclamaciones. Las copias de respaldo se depuran conforme a sus ciclos técnicos y permanecen restringidas mientras se completa ese proceso.
Hodara emplea autenticación, sesiones, permisos y separación por gimnasio. Los incidentes se investigan, contienen y documentan, y se informa a titulares o autoridades cuando resulte exigible.
9. Derechos, supresión y contactos
Activar una contraseña, cerrar sesión, desactivar acceso, cancelar la membresía, cancelar el débito automático y solicitar supresión son acciones diferentes. La supresión no ocurre automáticamente con las demás.
Para conocer el procedimiento consulte Solicitudes de privacidad.
- Privacidad Epic
- contacto@prismatich.com · +57 322 368 0927.
- Soporte Epic
- contacto@prismatich.com · +57 322 368 0927 · lunes a viernes, 8:00 a. m. a 6:00 p. m., hora Colombia.
- Privacidad tecnológica
- contacto@prismatich.com.
Esta versión entra en vigencia en la fecha indicada en el encabezado y puede actualizarse cuando cambien las funciones, proveedores o requisitos aplicables.